iPhoneやMacからGmailの削除ができない!?

iPhoneやMacからGmailの削除ができない!?

今回はGmailについての質問です。すぐに大きな問題とはならないものの、なんか変だな・・・なんか気持ち悪いな・・・とずっと私自身が思っていたことをお伝えします。

Q.Gmailを長年愛用しています。iPhone、Macのどちらからもアクセスできるので便利なんですよね。iPhoneからはメールアプリ、Macからも「メール」でアクセスしています。

でも、削除したはずのメールがキーワードで検索できてしまって、いつまで経っても削除されていないようなんです。

Gmailってゴミ箱に入れたら30日で自動で削除されるって聞いたし、メールボックスの容量も大きいから、すごく困っているわけじゃないんだけど、何か気持ち悪いんですよね。

これ、なぜ検索されるんでしょうか?本当に削除されているんでしょうか?

A.特に設定をしていない場合、iPhoneやMacのメールアプリから消したメール、実は削除されていない可能性が大・・・

iPhoneや、Macの標準メールアプリから使いたいのなら、設定が必要になります。

え!?どういうこと??? と思ったあなた!詳しく解説するので、以下をよく読んでくださいね。

iPhoneメール:削除ではなく「アーカイブ」

あなたは、iPhone標準で使える「メール」アプリで、Gmailを使っていますか?

もし使っているなら、メール一覧からメールを削除しようと左にスワイプするときに、こんなふうに見えているはず・・・

これ、実は「削除」ではなく「アーカイブ」のマークなんです。

アーカイブ??アーカイブって何??削除じゃないの?

アーカイブとは、削除と似て非なるもの。

「削除」はメールが「ゴミ箱」に移動して、30日後には自動で削除されるのに対し、

「アーカイブ」は「受信箱」に表示させないだけで、メールボックスには存在しているんです。

だからキーワードでメールボックスを検索すると、出てくるんですね。

う~ん。それ何のため?

確認はしたけど、削除ではなく、とりあえずとっておきたいメールってあるじゃないですか?(えてして、その後ほとんど見ないのですが・・・)

そんなメールのためにあるのが「アーカイブ」という機能です。

でも、それ検索しないと見れないの?どこかから確認できないの?

実はできます。「すべてのメール」というラベル(フォルダ)をクリックしてみてください。そこから、削除していないメールと一緒に、確認できます。

ということは・・・・あなたが今まで削除していたと思っていたメール、実は全部Gmailのメールボックスにそのまま残っているかもしれません。

一度確認してみてくださいね。

アーカイブされたメールの確認方法

パソコンのブラウザ(ChromeやSafari)からGmailにアクセスして、最上段の検索小窓で次のキーワードを入れて検索してみください。(コピペ可)

has:nouserlabels –in:inbox

キーワードの意味は解説しませんが、まあ、おまじないだと思ってください。

するとアーカイブされてメールサーバに残っているメールが一覧で確認できます。

あれ、このメール、削除したと思ってたのに・・・・

と思うメールがたくさん出てくると思います。

メールが自動で削除されるiPhoneメールの設定

iPhoneのメールアプリで、メールを「アーカイブ」ではなく「削除」するには、「設定」から次の通り、設定してください。

削除したメッセージの移動先」を「アーカイブメールボックス」から「削除済メールボックス」に変更します。

削除したメールの行き先もサーバ上の「ゴミ箱」にチェックが入っているか、念のため、確認してください。

これでやっと、iPhoneのメールアプリからGmailの「削除」ができるようになります。

Gmailの容量が大きいのであまり問題にならないのですが、実はこんな設定をする必要があったんですね。

Macメール:削除した後の、移動先が違う

MacメールでGmailを設定すると、デフォルトでこんな設定になっています。

XXボックスの名前が全部英語ですね。ゴミ箱メールボックスはこの設定で「Deleted Messages」になっています。

実は、Macメールからメールを削除すると、Gmailにあらかじめ設置されたゴミ箱ではなく、この「Deleted Messages」という名前のフォルダに移動します。

つまり、本来のゴミ箱とは違う場所にメールが移動されるんです。

ChromeでもSafariでもいいので、ブラウザからGmailにログインして確認してみてください。

これを知らずにそのまま使い続けると・・・本来のゴミ箱とは別の場所にメールが移動します。

一定期間過ぎたら「完全に消去」する設定もできますが、1つのメールサービスにゴミ箱が2つあるの、ちょっと変ですよね?

メールが自動で削除されるMacメールの設定

削除したときにどのフォルダにメールを移動するのか?の設定をしてください。

これで削除したメールがGmailのゴミ箱に入るようになります。あとはGmailが30日で自動で削除してくれるのを待つだけです。

おまけ:「下書きメールボックス」の設定

下書きメールボックスだけは、[Gmail]/下書きを選択しないでください。

なぜなら、MacメールでGmailのメールを作成すると、複数の下書きが作成されてしまうからです。

下書きがMacに保存され、iPhoneなど他のデバイスから「下書き」を確認できなくなりますが、下書きですので割り切って以下のように設定しましょう。

まとめ

Gmailは、Macからでも、Windowsからでも、iPhoneからでも、Androidからでも、メールを利用できる本当に便利なメールサービスです。

ですが、メールを見るメーラー側のクセで、意図しない動きをさせることがあります。

なので、あなたに特別なこだわりがなければ、Googleが用意しているiPhoneアプリや、ブラウザからGmailを使いましょう。

iPhone標準メールアプリや、Macメールなど、Googleが提供していないメーラーをどうしても使いたい!というのであれば、設定を必ずしましょうね。

 

苦手なITはひとりで悩むな

メールはよく使う身近なものですが、なかなかどうして、奥が深いです。迷ったら、ご相談くださいね。

 

きれいに流れるWeb集客の仕組み化の専門家 林宏保

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