メールボックスの添付ファイルだけ削除したい

メールボックスの添付ファイルだけ削除したい

大きなファイルがメールに添付されて、メールボックスが一杯になって困っていたサラリーマン時代の話の続きです。

関連記事「まだメールにファイル添付しているの?

クラウド・ファイル・システムを使って、メールにファイルを添付せずにやりとりすると言っても、相手のあること。

相手がファイルを添付してきたら、どうしようもありませんよね(笑)。

相手がお客様であるケースや、お願いすることが難しいケースもあるかもしれません。

Q.「メールへのファイル添付」はきっとこれからもなくなりません。自分のメールボックスがあふれる原因となる「どでかい添付ファイル」だけ削除することはできませんか?ちなみにメールそのものは削除したくないんです。都合よすぎ?

A.あるメーラー(メールソフト)を使って、メールからファイルだけ削除することができますよ。

詳細をお伝えしていきますね。

はじめに

今回お伝えする方法は、筆者が実際試して問題ないものであることを確認していますが、公式には互換性の問題があります。

実践する場合は、自己責任でお願いします。

なぜメールボックスがあふれるのか?

一人一人に割り当てられたメールボックスの大きさには上限があるためです。

少し専門的になりますが、メールサーバの接続には2つの方式があります。

IMAPとPOPの違い
IMAPとPOPの違い

1台のパソコンだけでなく、複数のパソコン、スマホからもメールを確認できると便利ですよね?そのため、IMAPでメールサーバに接続することが一般的になっています。

でもメールがサーバに残るので、メールの整理をしないままにすると、メールと添付ファイルがたまって、最後にはパンクしてしまいます。

だから定期的にメールをパソコンにダウンロードした後、削除してあげる必要があるのです。

添付ファイルだけ削除できれば、多くのメールを置いておくことができて便利ですよね?今回その方法をお伝えします。

ちなみにPOPの場合は、メールサーバがあふれることはありませんが、その代わりに自分のパソコンがあふれることになります。

今回の方法をPOPにも使うことができますので、参考にしてください。

Thunderbird(サンダーバード)をインストールする

あなたが普段、パソコンから使っているメーラーはアウトルック(Outlook)ですか?それともブラウザからGMAILを見ていますか?

今回ご紹介する方法は、「サンダーバード」というメーラーを使います。

ですのでまずは、サンダーバードをインストールしてください。

こちらのサイトから最新版をダウンロード可能です。

インストールの方法は下記をご参照ください。

Windowsはこちら

Macはこちら

すでに使っているメーラーがあると思いますので、デフォルトのメールアプリケーションとして設定しますか?と聞かれても「いいえ」としてくださいね。

サンダーバードからメールサーバに接続する

サンダーバードに限らず、メーラーソフトからメールサーバへの接続に必要となる情報は、

・メールアドレス
・(メールサーバの)パスワード
・受信サーバのホスト名
・送信サーバのホスト名

です。

あなたのメールサーバがレンタルサーバであれば、

(レンタルサーバのプロバイダ名) thunderbird 設定

でググると、設定の方法が書かれたページを探すことができるでしょう。

例えばさくらサーバの場合は、こんなマニュアルページが用意されています。

マニュアルの中でサーバの種類は「POP3」で解説されていますが、私の場合は「IMAP」に設定しています。

なお、ロリポップはIMAPの設定ができない(サーバの種類=POP3 を設定する)ようなので、「メールボックスが一杯になる」という問題は発生しません。

その代わり、添付ファイルのせいでパソコンのハードディスクがいっぱいになる問題が発生する可能性があります。

その場合は、パソコンに保存されたメールに対して、今回解説する方法を実践してみてくださいね。

サンダーバードのアドオン(拡張機能)をインストールする

次はアドオンのインストールです。

サンダーバードは、クロム(Chrome)やサファリ(Safari)といったブラウザと同じく、アドオン(拡張機能)をつけることが可能です。

今回使うアドオンは

AttachmentExtractor

というものになります。

通常アドオンはサンダーバードを起動させてから、設定画面でアドオンを検索してインストールします。

ただし!冒頭にも書いたとおり、このアドオン、バージョンが古くて、最新のサンダーバード(2017年11月9日現在Version 52.4.0)と公式には互換性がありません。

あくまで自己責任でお願いしますが、ダウンロードする場合には、「AttachmentExtractor」とググってダウンロードしてください。

こちらからもダウンロード可能です。※2017/11/09現在

AttachmentExtractorのダウンロードが完了したら、サンダーバードの設定画面から手動でインストールします。

「ツール」–> 「アドオン」をクリック

アドオンツール(歯車)–> 「ファイルからアドオンをインストール」をクリック

ダウンロードしたファイル「attachmentextractor-1.3.5.1-tb.xpi」を選択して、

「今すぐインストール」をクリックします。指示に従ってインストール完了後、サンダーバードを再起動します。

次はアドオンの設定です。

アドオンの設定をする

アドオン一覧からAttachmentExtractorの「設定」をクリック

「General」タブから「Default Save Path」に任意のフォルダを指定します。場所はどこでも構いません。※これ重要!

私は「ダウンロード」フォルダを指定しています。ほかはそのままで結構です。

「After Extraction」タブでは、

  • 「Delete the attachment from the message?」にチェック
  • 「Delete with normal Thunderbird code」を選択
  • 他はそのまま

「Advanced」タブでは、

  • 「Filename filtering policy」で「Extract all files except where the filename contains:」を選択
  • 「Attachment File Saving」で「Disable the saving of the attachments」を選択

これで設定画面を閉じます。(Windowsの場合は最後に「OK」をクリック)

これでサンダーバードの準備は完了しました。

添付ファイル付きのメールからファイルを削除(1件の場合)

メールを選択して右クリックから「Extract from Selected Messages」をクリック。

OKをクリックする。

メールを確認すると、添付ファイルが削除された後が見えます。

添付ファイル付きのメールからファイルを削除(複数件の場合)

メールボックスから「添付あり」(クリップマーク)をクリックして、添付ファイルがついたメールだけを表示させることができます。

表示されたメールから、添付ファイルを削除したいものを複数選んで、「Extract from Selected Messages」をクリック。

あとは1件の場合と同じです。が、1件ずつ「削除してもよろしいですか?」とメッセージが出ますので、根気強く「OK」をクリックしてください(笑)。

※どういう条件か不明ですが、添付ファイルを削除できない場合があります。

おまけ1:「最適化」処理

サンダーバードには、「最適化」という機能があります。

メールを削除しても、物理的に消えるわけではありません。表面的に見えないようになっているだけなんです。

なので、メールを削除した後は「フォルダ」に対して、右クリックして「最適化」をしましょう。ファイルが物理的に削除されます。

これでメールボックスがスッキリするはずです!

おまけ2:まとめてファイルをダウンロードしたい

ファイルが削除される前に、必要なファイルはダウンロードしておいてくださいね。

実は、AttachmentExtractorはファイルを削除するだけでなく、メールに添付されたファイルを一括でダウンロードすることができます。

添付ファイルのあるメールを複数選んで、右クリックから「Extract from Selected Messages to」->「(0)Browse(0)」と選択してみてください。

フォルダを選択して、ファイルをダウンロードした後、ファイルだけ削除することが可能です。

こちらの機能も有効に活用してください。

まとめ

どんなに自分はファイル添付しないようにしていても、相手からメールで送られる添付ファイルはどうしようもありません。

そんなときは、サンダーバードを使って、メール自体は残しつつ、添付ファイルを消してしまいましょう。

これでメールボックスがスッキリするので、パンクすることもありません。

その後は、メーラーをサンダーバードに切り替えて常時使ってもいいでしょう。

もちろん、今まで使っているものをそのまま使って構いません。メールボックスを掃除するためにサンダーバードをたまに利用しましょう。

くりかえしになりますが、互換性のない組み合わせなので、あくまで自己責任で実施してくださいね。

苦手なITはひとりで悩むな!

LINEやメッセンジャー、チャットワークなどでのコミュニケーションが増えてメールでのやり取りが減ってきているとは思います。

とはいえ、ビジネスをする人なら、メールを完全に排除することはできません。

ということは、今回お話した内容は、起業家の方なら誰もがやる必要があることだと言えます。

難しいな~と思ったら、あなたの回りでパソコンが得意な友人に手伝ってもらって、メールサーバの掃除にチャレンジしてくださいね。

関連記事:「まだメールにファイル添付しているの?

参考記事:「ブログ名の設定は、まだ。」
Thunderbirdの添付ファイルを”ほぼ”一括削除できるアドオン(AttachmentExtractor)を入れてみた。

 

 

きれいに流れるWeb集客の仕組み化の専門家 林宏保

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